Hansel hjälpte till att hitta en partner för projektet
Landsbygdsparlamentet hösten 2024 kommer att samla tusentals människor som brinner för landsbygdsutveckling i Nurmes och på linjerna. Jord- och skogsbruksministeriet, som ansvarar för anordnandet av landsbygdsparlamentet, beslöt att anlita Hansel vid anbudsförfarandet för det stora evenemanget.
Landsbygdsparlamentetn är ett socialt landsbygdsevenemang för alla som är intresserade av den framtida utvecklingen av landsbygdsområden. År 2024 förväntas upp till 2 500 personer delta i liveevenemanget på scenen i Nurmes och 3 000 personer i webbseminarierna. Att organisera ett stort evenemang innebär ett stort antal aspekter att ta hänsyn till, från programkoncept till evenemangsproduktion och teknik, och dussintals partner deltar i arrnagemangen.
”Landsbygdsparlamentet är ett evenemang med flera intressenter, som organiseras i samverkan med dussintals aktörer. Vi vet av erfarenhet att ett lyckat evenemang kräver stark samordning, kontroll och, framför allt, en konstruktiv anda. Vi behövde en stark sakkunnig för att producera vårt evenemang”, säger Antonia Husberg, förhandlande tjänsteman vid jord- och skogsbruksministeriet.
Hansels DPS Kommunikations- och marknadsföringstjänster utgjorde en bra plattform för anbudsförfarandet. Tillsammans med Hansels team för stöd av upphandlingar beslutade man att genomföra en MinikisaPlus, där kunden definierar upphandlingsföremålet och Hansels team tar hand om anbudsförfarandet. Husberg fick stöd av upphandlingssakkunnig Petri Hakala och jurist Antti Tuukkanen. DPS:s kategorichef Anni Airaksinen var också nära involverad i projektet. Projektet inleddes givetvis med en exakt beskrivning av vad som skulle upphandlas.
Det noggranna definitionsarbetet belönades med ett framgångsrikt resultat
”När det gäller ett evenemang av den här omfattningen tar det tid att beskriva föremålet för upphandlingen.” Lyckligtvis hade vi en bra utgångspunkt i tidigare evenemang. När vi skrev exakt vad vi ville ha bestod svaret av ett dokument på 11 sidor”, skrattar Husberg.
Hakala och Tuukkanen stödde Husberg under hela upphandlingsprojektet och bidrog med sin sakkunskap, särskilt när det gällde att definiera kraven på de sakkunniga och jämförelsekriterierna samt poängsättning av anbuden. Bra DPS-modeller styrde arbetet i rätt riktning. Möjligheten till marknadsdialog utnyttjades också och leverantörerna kunde ställa frågor och kommentera utkastet till anbud.
”Vi rekommenderar alltid marknadsdialog för våra kunder, särskilt vid stora upphandlingar. De svar och kommentarer vi får brukar hjälpa oss att förfina anbudsförfrågan, vilket också resulterar i bättre erbjudanden”, säger Hakala.
I det här fallet baserades jämförelsen av anbuden på experternas erfarenhet och anbudsgivarens presentation av tjänsteinnehållet, vilket utgjorde 60 procent i vågskålen medan prisets andel var 40 procent. Anbudsgivaren skulle ta fram ett koncept för marknadsföringsmaterialet och evenemangets huvudscen och beskriva hur lokalismen skulle beaktas i evenemangets layout.
Det goda grundläggande arbetet gav uppenbarligen resultat, eftersom det vinnande anbudet var en utmärkt matchning av kundens behov. Marknadsföringsaktiebolaget I2 valdes till leverantör.
”Hansels hjälp med det här projektet var ovärderlig. Hansel såg till att projektet höll tidsplanen och tog upp frågor som vi kanske inte hade kunnat se själva. ”Nu har vi ett väl konkurrensutsatt paket där alla viktiga detaljer har tagits i beaktande.” Samarbetet med leverantören har börjat bra och förberedelserna inför evenemanget löper på som planerat”, säger Husberg.
Dynamiska upphandlingssystem DPS
- Såväl kunder som leverantörer kan ansluta sig under hela den tid som DPS pågår.
- Kunderna väljer sina leverantörer genom en minikonkurrensutsättning.
- Hansel säkerställer leverantörernas lämplighet, förser kunderna med ett brett utbud av färdiga mallar för minitävlingar och stöder kunden under hela avtalsperioden.
Kommunikations- och marknadsföringstjänster 2020–2026 -DPS
- Du kan antingen få en komplett tjänst som täcker alla tjänsteområden eller en eller flera tjänster från följande tjänsteområden:
- konsultation i kommunikation och marknadsföring
- planering och genomförande av kommunikation
- planering och genomförande av marknadsföring
- digital marknadsföring och kommunikation
- mediebyråtjänster
- utbildningstjänster inom kommunikation
- Genom avtalsleverantörer kan du också köpa ett brett utbud av ytterligare tjänster, till exempel kommunikations- och marknadsundersökningar, evenemangsmarknadsföring, medieövervakning eller tillgänglighetstjänster.
- Avtalsperioden fortsätter fram till 31.12.2026 (kundens leveransavtal kan gälla fram till 31.12.2028).
- Närmare information får du i webbtjänsten hansel.fi.
Nästa: Hansel som arbetsplats
Intressant för dig
Stöd för användningen av gemensamma upphandlingar
Utveckling av arbetsredskap och aktiviteter, resurser och samarbete samt effektivitet – dessa ord sammanfattar resultaten och i viss mån utmaningarna med att stödja gemensamma upphandlingar 2023.
2023 var ett livligt år med många evenemang
Vi ordnade olika evenemang i syfte att med stöd av våra tjänster hjälpa kunderna att lyckas i sina upphandlingar och föra samtal om våra kunders behov av upphandlingar.
