Hansel erbjöd sitt stöd inför välfärdsområdets upphandlingsstart
I alla välfärdsområden hade de upphandlingsyrkeskunniga ett brådskande år 2023 – nya organisationer byggdes upp och samtidigt minskades ansamlingen av konkurrensutsättningar som överförts från beredningstiden. I Lapplands välfärdsområde anlitade man Hansels gemensamma upphandlingar och sakkunnigtjänster. Tillsammans genomförde vi upphandlingar, tog fram upphandlingsstrategier och analyserade lönsamhetsfrågor.
Lapplands välfärdsområde bildades av 27 organisationer. Alla hade sina egna handlingssätt och sin egenkultur. I fråga om upphandlingarna började man förenhetliga dessa i en enhet för upphandlingstjänster bestående av 16 personer som leds av en upphandlingschef, enhetsdirektör Hilkka Neuvonen.
”Vi började centrera upphandlingsverksamheten redan i Lapplands sjukvårdsdistrikt och nu i välfärdsområdet genomför vi alla upphandlingar som överskrider tröskelvärdet på en plats”, berättar Neuvonen.
Välfärdsområdets upphandlingsenhet bildades i praktiken av sjukvårdsdistriktets yrkeskunniga som redan var förtrogna med mångsidiga upphandlingar. Till dem hör mångahanda olika upphandlingar av hälsovårdens tjänster, produkter, IC och andra tekniska upphandlingar. I välfärdsområdet har upphandlarna också fått lära känna socialtjänsternas upphandlingsvärld. Tack vare lyckade rekryteringar har det kunniga teamet under det första året fått förstärkning och upphandlingsverksamheten har organiserats enligt kategori.
”Jag vill tacka de politiska beslutsfattarna och ledningen för att man har begripit betydelsen av upphandlingar och att man har satsat på våra verksamhetsförutsättningar”, konstaterar Neuvonen.
Efter beredningstiden har planeringen och genomförandet av utvecklingsåtgärder inom upphandlingsverksamheten och i fråga om upphandlingarna själva fortgått målmedvetet. Som ett lyckat exempel nämner Neuvonen publiceringen av upphandlingskalendern i juni 2023. Särskilt potentiella leverantörer har tackat oss för att en översikt över att kommande konkurrensutsättningar meddelas redan i god tid. Publiceringen av planerna är så att säga en förekommande marknadsdialog och avsikten är att planeringen av upphandlingarna ska bli allt mer förekommande.
Fler händer från Hansel
Hansel-medarbetare kom till Lapplands välfärdsområdes undsättning genast i början av 2023 då det låg mer konkurrensutsättningar på bordet och väntade än vad de egna anställda förmådde behandla. Sakkunskapen som konkurrensutsättningstjänsten har behövdes i vissa projekt där upphandlingsföremålet utgjordes av tjänster i anslutning till byggande liksom teknisk utrustning och installering. I maj började man utarbeta en upphandlingsstrategi med stöd av Hansels utvecklare.
”Upphandlingsstrategin är riktigt lyckad! Den är kraftigt sammankopplad med den nationella upphandlingsstrategin och välfärdsområdets huvudstrategi. Jag tycker om att slutresultatet är tydligt och konkret. Med stöd av upphandlingsstrategin är det lätt att börja genomföra åtgärder” säger Neuvonen med tacksamhet.
Upphandlingsstrategin för Lapplands välfärdsområde bereddes i omfattande utsträckning. Som underlag användes analyser av nuläget, upphandlingsverksamhetens modenhetsgrad och verksamhetsmiljön. I verkstäderna medverkade deltagare från olika branscher och enheter. Vem som helst som var intresserad hade möjlighet att delta i webbidékläckning och utkastet till strategi skickades på en öppen remissrunda innan den godkändes. I upphandlingsstrategin återfinns fem teman ur välfärdsområdets strategi. Det är kundupplevelse, personalupplevelse, god ledning, balanserad ekonomi och genomslag.
I slutet av året började också ett annat projekt tillsammans med utvecklarna av Hansels upphandlingsverksamhet. I den tog man sig an produktiviteten ur många infallsvinklar, inte enbart ur inköpsperspektivet.
”Sparkraven inom välfärdsområdena är verkligen omfattande. Det är viktigt att analyserna av lönsamheten sträcker sig längs med hela kedjan med början i planeringen av upphandlingarna och ända fram till upphandlingsavtalen. Så är det möjligt att hitta effektiva anpassningsåtgärder” säger Neuvonen och tackar Hansels medarbetare för god handledning när det gäller att identifiera sparobjekt.
Väl ledd upphandling
Lapplands välfärdsområde utnyttjar också gemensamma upphandlingar som ger volymfördelar. I välfärdsområdet vill man kunna identifiera gemensamma upphandlingar som underlättar det egna administrativa arbetet under avtalsperioden.
”I planeringen av upphandlingar går vi alltid igenom alternativ för gemensam upphandling tillsammans med upphandlingstjänsterna och substansenheten. Vi försöker gynna gemensamma upphandlingar men vi utvärderar naturligtvis alltid omsorgsfullt en eventuell anslutning med tanke på den strategiska lämpligheten och de ekonomiska fördelarna”, säger Neuvonen.
I och med utvecklingsarbetet har man i Lappland också börjat intressera sig för upphandlingsbaserad ledning och Neuvonen uppmanar alla att börja anlita tjänsten Hankinta Pulssi. Information om samlas in utifrån genomförda upphandlingar använder hon bland annat i beredningen av upphandlingar, i ekonomisk planering och uppföljning samt också när det gäller att identifiera anpassningsåtgärder. Även information om koldioxidavtryck utnyttjas flitigt.
Välfärdsområdet genomför kvantitativt mycket upphandlingar och de är synnerligen varierande. Neuvonen tackar Hansel för det mångsidiga stödet och för att man alltid förhållit sig öppet till hennes utvecklingsidéer. Lapplands välfärdsområde var till exempel den första som började använda det elektroniska gränssnittet mellan sitt ekonomiförvaltningsprogram och Hankinta-Pulssi. Neuvonen planerar redan följande samarbetsmodeller för att upphandlingarnas hela livscykel i fortsättningen ska vara ännu bättre omhändertagen.
Intressant för dig
Verkställande direktören har ordet
Den nya regeringsperioden förde 2023 också med sig ett nytt regeringsprogram.
