Stöd för användningen av gemensamma upphandlingar
Utveckling av verktyg och aktiviteter, resurser och samarbete samt effektivitet – dessa ord sammanfattar resultaten och, i viss mån, utmaningarna med att stödja gemensam upphandling 2023.
När det gäller verktygsutveckling tog vi ett stort steg i början av året när vi beslutade att automatisera de inkommande kundkontakterna från våra minisamlingar. Projektet krävde både en omfattande kartläggning av nuläget och noggrann analys av olika situationer. Vid sidan om kartläggningen av funktionen innebar automatisering också en förändring av arbetsmetoderna jämfört med innan.
Vi arbetade tillsammans för att i samarbete med vår arbetspartner Fellowmind ta fram ett fungerande verktyg och den nya funktionen Customer Service infördes slutligen smidigt i slutet av april. Det nya verktyget togs ivrigt i bruk och kom att bli ett verktyg som väsentligt förbättrar arbetsvanorna. Verktyget är ett utmärkt verktyg som gör det möjligt att följa upp de gemensamma handlingarna. Efter att verktyget har tagits i bruk har vi fått synnerligen viktig information om frågor och vilket behov av stöd som förekommer i olika gemensamma upphandlingar. Från och med slutet av april fick vi drygt 800 kontaktbegäran av vilka cirka 570 gällde enskilda råd i anslutning till gemensamma upphandlingar. I drygt 200 fall kommenterade vi kundens upphandlingsdokument i interna konkurrensutsättningar. Förutom detta hjälpte vi kunder per telefon och vi genomförde 120 minikonkurrensutsättningar i samarbete med kunderna.
Många utvecklingsresultat som uppnåtts under året och n och avklarade resursutmaningar kristalliseras i kraften som samarbetet ger. Tack vare ett mer omfattande samarbete utöver enhetsgränserna kunde vi skapa både högklassigare kundmaterial och en smidigare servicekedjor för våra kunder. Dessa ansträngningar gav resultat, eftersom vi fick tack från våra kunder, både digitalt och genom stora live-evenemang för att förklara vårt stöd för gemensam upphandling.
Vi började mäta genomslaget i minikonkurrensutsättningarna
Utöver utvecklingen av verksamheten och det fördjupade samarbetet får vi inte glömma det nya konsekvensarbetet på vår enhet, där vi tog nya steg genom att börja utveckla den konsekvensanalys som redan används i anbudstjänsterna för att göra den lämplig för minianbud i gemensam upphandling. Till grund för modellen och som föremål för piloteringen valdes det dynamiska upphandlingssystemet för städtjänster och den minikonkurrensutsättning som genomförs inom det.
Redan i början av projektet visade det sig att genomslagsbedömningen måste delas i två etapper för att helhetsgenomslaget av den gemensamma upphandlingen kan mätas. I den första etappen ska effekten som den gemensamma upphandlingen i sig producerar och först därefter effekterna som produceras kundspecifikt i minikonkurrensutsättningen. Till följd av utvecklingsarbetet tog vi fram en pilotmodell i vilken vi analyserar genomslagsindex som anlitande av den gemensamma upphandlingen i sig producerar och som kunden genom sina egna val ytterligare kan höja i minikonkurrensutsättningen. När modellen var klar hittade vi snabbt en egentlig pilotkonkurrensutsättning som lämpade sig för en egentlig test i praktiken. Arbetet med att stöda gemensamma upphandlingar fortsätter för att vi i framtiden ska kunna erbjuda allt effektfullare upphandlingar.
Intressant för dig
Vi fick allt bättre respons av våra intressentgrupper
Hansel mäter regelbundet kund- och leverantörstillfredsställelsen.
Hansel hjälpte till att hitta en partner för projektet
Landsbygdsparlamentet hösten 2024 kommer att samla tusentals människor som brinner för landsbygdsutveckling i Nurmes och på linjerna.
Vi utvecklade förstudierna för gemensamma upphandlingar
Det genomförs en omfattande förutredning för varje enskild gemensam upphandling.